10 nguyên tắc bất thành văn khi gọi điện thoại bằng di động trong công việc ở Nhật

Nghe/gọi điện thoại là một trong những kỹ năng cơ bản đối với một nhân viên văn phòng ở công ty Nhật. Trong đó, việc gọi bằng số di động cho đối tác/khách hàng cũng có những quy tắc tưởng chừng như ai cũng biết, nhưng nếu bạn không lưu ý và bất cẩn khi thực hiện nó thì có thể làm mất lòng khách hàng và gây tổn hại đến uy tín công ty bạn.

Một số nguyên tắc cần nhớ khi gọi điện thoại trong công việc ở Nhật

1. Tuyệt đối không nghe/gọi điện thoại ở những nơi ồn ào:

Ưu điểm lớn nhất của điện thoại di động là bạn có thể thực hiện cuộc gọi ở bất cứ đâu. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không phải chọn địa điểm. Điều quan trọng là chọn một "môi trường yên tĩnh dễ nói chuyện".

Nếu bạn thực hiện hoặc trả lời cuộc gọi ở một nơi ồn ào, cả bạn và đối tác sẽ khó nghe thấy tiếng nhau, sẽ gây ra nhiều căng thẳng cho cả hai bên.

Do đó, điều cơ bản là di chuyển đến một nơi yên tĩnh trước khi thực hiện cuộc gọi.

2. Tuyệt đối không trao đổi những câu chuyện quan trọng ở bên ngoài công ty:

Khi thực hiện cuộc gọi ở bên ngoài công ty, dù xung quanh bạn lúc đó có đông hay ít người, dù những người xung quanh có cố tình nghe lắng hay không đi chăng nữa, thì vô hình chung luôn rình rập nguy cơ có thể bị rò rỉ thông tin cá nhân, công việc làm ăn của công ty bạn với công ty đối tác.

Chính vì thế, khi trao đổi những thông tin như vậy, bạn nên thực hiện cuộc gọi ở công ty hoặc chọn một không gian riêng tư.

3. Kiểm tra chất lượng sóng điện thoại trước khi gọi:

Có nhiều trường hợp sóng điện thoại di động của bạn khá yếu, chẳng hạn như khi đi xuống hầm (tầng B1, B2,...), hoặc khi ngồi trong một số quán cà phê.

Việc sóng điện thoại yếu sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi và gây khó chịu cho đối phương.

Vì vậy trước khi thực hiện cuộc gọi cần check trước xem cột sóng điện thoại của bạn có ổn định không. Còn nếu bạn là người tiếp nhận cuộc gọi mà bạn cảm thấy sóng không ổn lắm thì hãy xin phép đối tác dừng cuộc gọi và di chuyển đến nơi có sóng tốt hơn rồi gọi lại cho đối tác.

4. Đặc biệt lưu ý khung giờ gọi điện:

Về nguyên tắc thì chỉ nên gọi điện trong khung giờ hành chính, tránh các khung giờ sáng sớm, đêm muộn, giờ nghỉ trưa của công ty đối tác.

Ngoài giờ làm việc hoặc giờ nghỉ trưa, nếu không phải việc khẩn cấp thì bạn nên cân nhắc việc liên lạc qua mail hoặc gọi lại vào một ngày khác.

Nếu là việc khẩn cấp cần phải liên lạc ngay thì đừng quên mở đầu bằng mẫu câu như:

「朝早く（あさはやく）（夜分遅く（やぶんおそく）に申し訳ありません」(Dịch nghĩa: Thành thật xin lỗi vì tôi đã làm phiền anh/chị vào sáng sớm/đêm muộn)

5. Bắt đầu câu chuyện với việc nêu tên công ty:

Đây là điều khá cơ bản nhưng nhiều người vẫn có thói quen giới thiệu luôn tên vì nghĩ rằng đối phương có lưu và hiển thị tại màn hình khi gọi đến.

Sử dụng mẫu câu: “○○株式会社の□□と申します。××様の携帯電話でよろしいでしょうか。”

Dịch nghĩa: Tôi là… công ty …. Đây có phải là số di động của anh/chị … không ạ?

Nếu là đối tác/khách hàng đã gọi nhiều lần trước đó thì chỉ cần nói: “○○株式会社の□□でございます。"

6. Quan tâm đến việc đối phương có tiện nghe máy không

Đây là một nguyên tắc quan trọng nhằm thể hiện sự lịch sự của bạn cũng như xác nhận xem đối phương có tiện để nghe máy của bạn không.

Do đó thường thì sau khi giới thiệu tên hãy hỏi:

“○○の件でお電話しました。今お話ししてもよろしいでしょうか？”

Dịch nghĩa: Tôi gọi để nói về việc … Không biết bây giờ anh/chị có tiện nghe máy không?

7. Không mở đầu với もしもし

もしもし vốn là một từ hay dùng trong các cuộc gọi cá nhân nhưng không nên dùng khi bắt đầu cuộc điện thoại trong công việc.

Tuy nhiên nếu như sóng yếu, âm thanh mất thì bạn có thể dùng “もしもし” để xác nhận tình hình.

8. Khi đối phương không tiện nghe, nhanh chóng tắt máy

Dựa trên cách đối phương tiếp nhận cuộc gọi, hoặc những âm thanh xung quanh, bạn có thể phán đoán được tình trạng hiện tại của đối phương.

Nếu thấy tình trạng của đối phương mà có vẻ bất tiện hay đang bận rộn, tốt nhất bạn nên chủ động hỏi ý đối phương và xin gọi lại vào một thời điểm khác.

Bạn có thể sử dụng mẫu câu:

“また改めて（あらためて）お電話いたします。”

Dịch nghĩa: Tôi sẽ gọi lại sau.

9. Sau khi kết thúc cuộc gọi dừng lại 1 chút

Đợi đến khi đối phương tắt mắt thì mới được tắt máy dù là gọi vào số di dộng hay máy bàn.

Tuy nhiên đối phương cũng có nhiều trường hợp đợi bạn tắt máy do đó hãy dừng lại 1 chút (dài bằng 1 nhịp thở) và tắt máy.

10. Để lại tin nhắn thoại

Trong văn hoá công ty Nhật, khi được kết nối với hộp thư thoại thì cần phải để lại tin nhắn, không được ngắt máy đột ngột. Để không bị lúng túng lúc này cần chuẩn bị tâm thế là có thể được kết nối với hộp thư thoại bằng cách hình dung trong đầu mình nội dung cần để lại trước khi bắt đầu cuộc gọi. Thông thường nội dung thư thoại bao gồm “tên công ty, tên mình, chào hỏi, lời nhắn”.

Với những lời nhắn mà chỉ cần báo là đối phương có thể thực hiện hoặc biết được thì có thể nói luôn. Với những việc cần có sự trao đổi trực tiếp thì hãy báo lại rằng “Tôi sẽ gọi lại” hoặc nhờ đối phương gọi lại cho mình.

Nguồn FB: Đoàn Minh Thuận