Chia sẻ kỹ năng viết biên bản cuộc họp ở Nhật Bản

Khi mới ra trường và bắt đầu đi làm tại công ty, nhiều bạn không khỏi bất ngờ trước tần suất họp dày đặc trong các công ty Nhật. Nhiều buổi họp yêu cầu phải viết lại 議事録（ぎじろく- Biên bản cuộc họp) và nhiệm vụ này thường được giao cho các nhân viên mới. Trong bài viết này, tôi giới thiệu 8 mẹo giúp bạn cải thiện chất lượng của biên bản cuộc họp nhé!

Biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản cuộc họp là loại văn bản ghi lại toàn bộ nội dung diễn ra trong buổi họp, bao gồm thông tin được thông báo, ý kiến của người tham gia, quyết định cuối cùng... Trong cuộc họp cần có ít nhất một người có trách nhiệm ghi chép và gửi lại cho tất cả những người liên quan về thông tin đã ghi chép. 

Chia sẻ một số mẹo viết biên bản cuộc họp

❖ Mẹo số 1. Lưu tâm 5W2H của cuộc họp

■ When : Khi nào?

■ Where : Ở đâu?

■ Who : Ai là người nói/ thực hiện?

■ What : Nội dung gì?

■ Why : Lý do?

■ How : Làm như thế nào?

■ How much : Bao nhiêu?

Chỉ cần bạn lưu ý đến các điểm ở trên cũng như cố gắng viết ngắn gọn thì văn bản sẽ dễ đọc và đầy đủ thông tin cần thiết.

❖ Mẹo số 2. Quyết định cấu trúc và hình thức của biên bản trước cuộc họp

Tham khảo bản 議事録 trước đó của công ty để viết theo, tránh việc thiếu hay bỏ sót các thông tin cần thiết cũng như rút ngắn được thời gian soạn thảo văn bản. Ngoài ra cần thống nhất cách viết về giọng văn, về thể câu và cách đặt đầu mục, tiêu đề sau cho logic, có tính hệ thống.

Nếu theo đúng format cũng có thể thể soạn thảo biên bản cuộc họp dễ hiểu và ngắn gọn, tuy nhiên các bạn có thể điều chỉnh thêm để có được văn bản tốt hơn nữa. Bạn có thể tham khảo template từ link: template.k-solution.info

❖ Mẹo số 3. Tra cứu trước các thuật ngữ chuyên môn

Việc không hiểu các thuật ngữ chuyên môn là nguyên nhân chính gây gián đoạn việc ghi chép biên bản cuộc họp của bạn. Chính vì vậy, nếu có thể thì bạn nên tra cứu các thuật ngữ có khả năng sẽ được sử dụng trong đề tài nghị sự của cuộc họp.

Việc xem lại các biên bản cuộc họp trước đây có thể giúp ích cho bạn phần nào.

Nếu trong cuộc họp có thuật ngữ nào bạn không nghe rõ hoặc không hiểu thì đừng ngại ngần để xác nhận ngay trong cuộc họp. Nhưng lưu ý phải khéo léo tìm thời điểm thích hợp để hỏi lại mà không gây khó chịu cho người phát biểu và làm tốn nhiều thời gian của cuộc họp.

❖ Mẹo số 4. Ghi chép (メモ）một cách hiệu quả

Bạn không cần phải cố gắng ghi chép nội dung cuộc họp một cách gọn gàng. Thay vào đó, điều quan trọng là cần làm rõ: ai đã nói/ phát biểu（発言者）, ai là người phê duyệt（承認者）, ai là người chịu trách nhiệm（責任者）, v.v.

Không chỉ viết về các nội dung được quyết định trong buổi họp, mà cần viết về quá trình đưa ra quyết định đó. Mục đích của 議事録 là tất cả những người có liên quan (bao gồm cả người tham gia và không tham gia buổi họp) đều có thể nắm rõ thông tin về các quyết định được đưa ra, cũng như lý giải đúng về nội dung của buổi họp. Chính vì vậy cần viết súc tích quá trình đưa ra quyết định trong buổi họp như thế nào.

❖ Mẹo số 5. Viết kết luận trước (Phương pháp PREP)

Khi viết biên bản cuộc họp cần lưu ý bố cục: kết luận → tóm tắt → ý kiến (người nói / người phát biểu) → kết luận. Bằng cách viết phần kết luận trước, người đọc có thể hiểu ngay nội dung.

❖ Mẹo số 6. Viết ngắn gọn và dễ nhìn thấy những điểm chính

Không tóm tắt nội dung mà chỉ ghi y nguyên nội dung trong buổi họp là lỗi mà các bạn nhân viên mới hay bị cấp trên phê bình nhiều nhất khi soạn thảo văn bản.

Cần luôn ý thức rằng việc viết biên bản cuộc họp là cho ai đọc thì bạn sẽ biết cách để viết làm sao cho dễ hiểu. Ví dụ như lược bớt các đoạn văn không cần thiết hoặc tuỳ trường hợp có thể thêm từ hay sử dụng các từ thay thế để diễn đạt ngắn gọn hơn.

❖ Mẹo số 7. Thống nhất ký hiệu khi đặt tên đầu mục

Việc đặt tên đầu mục có tính nhất quán, thể hiện được mối quan hệ lớn - nhỏ (tức là, ý nào là ý con của ý chính) cũng đem lại hiệu quả đáng kể trong việc khiến người đọc cảm thấy dễ nắm bắt nội dung.

❖ Mẹo số 8. Chỉnh lý （整理）lại nội dung ghi chép trước khi gửi

Sau buổi họp, bạn nên dành thời gian để chỉnh lý/sắp xếp (整理) lại các nội dung đã ghi chép (メモ）được trong cuộc họp.

Có nội dung nào chưa rõ trong cuộc họp thì cần xác nhận lại người liên quan ngay để bổ sung đầy đủ, tuyệt đối không để tình trạng mơ hồ hoặc lược bỏ mất nội dung đó nếu đó là nội dung quan trọng.

Khi vẫn chưa quen soạn thảo loại văn bản này, cần hoàn thành sớm và nhờ sempai check trước.

Và cuối cùng là đừng quên...

Gửi biên bản cuộc họp đã viết cho sếp/leader của bạn và những người liên quan trong vòng 24h kể từ khi cuộc họp kết thúc.

Nếu “may mắn” được giao trách nhiệm viết biên bản cuộc họp thì bạn đã biết phải làm thế nào để viết được một biên bản dễ đọc và đầy đủ thông tin rồi phải không nhỉ?

Nguồn FB: Đoàn Minh Thuận