Viết business email tiếng Nhật như thế nào? Làm việc với khách Nhật, mình tin chắc rằng có không ít lần nhiều bạn “toát mồ hôi hột” vì những email dài dòng mà mất nguyên nửa email với mục đích chỉ để chào hỏi và nói giảm nói tránh cho đảm bảo phép lịch sự. Tuy nhiên, đây là đặc trưng của văn hóa Nhật Bản và con người Nhật Bản. Vì vậy, nếu bạn cũng đang lúng túng không biết viết email cho cấp trên, khách hàng hay đối tác như thế nào thì có thể theo dõi một số hướng dẫn sau đây.
Người Nhật vô cùng đề cao sự trang trọng trong các email. Bạn sẽ không thể bỏ qua phần kính ngữ trong email dù phần này rất dài dòng và mất thời gian. Lễ nghĩa và sự khéo léo được đánh giá cao trong các email.
Bạn cũng cần lưu ý, ngoài các mối quan hệ thân - sơ, sự lịch sự, kính trọng trong email của người Nhật còn phụ thuộc vào mức độ quan trọng của bức thư. Những email có nội dung như đề xuất, xin lời khuyên, nhờ giúp đỡ,... chắc chắn sẽ cần viết trang trọng và lịch sự hơn. Tức là email càng quan trọng thì bạn càng cần viết trang trọng và sử dụng kính ngữ, khiêm nhường ngữ. Còn những nội dung ít quan trọng hơn thì bạn có thể dùng masu, desu.
Nội dung chuẩn của một email tiếng Nhật sẽ bao gồm các phần sau:
- Phần tiêu đề
- Phần lời mở đầu và tên người nhận 宛先(あてさき).
- Phần chào hỏi 挨拶 (あいさつ)/書き出し.
- Phần nội dung chính 本文
- Phần cuối của email 末文
Khi gửi business email, đặc biệt là dạng email cho cấp trên, đối tác hay khách hàng - những người thường nhận rất nhiều email mỗi ngày thì việc đặt tiêu đề email như thế nào là rất quan trọng để quyết định việc họ có đọc được email của bạn hay không.
Vì vậy, khi đặt tiêu đề email, bạn cần lưu ý: Hãy đặt tiêu đề email để người nhận nhìn tiêu đề là biết chủ đề, nội dung chính của email. Trong đó, tiêu đề email cần đảm bảo:
- Nêu rõ về việc gì?
Một kinh nghiệm để thể hiện nội dung chính công việc trong tiêu đề là bạn hãy chọn những từ khóa nhất định liên quan đến công việc/dự án/sản phẩm. Người nhận sẽ dễ dàng nắm bắt được công việc bạn muốn trao đổi, đồng thời nếu sau này bạn cần tìm kiếm lại email cũng sẽ dễ dàng hơn.
Ví dụ: 〇〇会議、ＸＸプロジェクト
- Nêu thời điểm
Bạn cần đưa thời gian cụ thể, số lần,... vào tiêu đề để người nhận nắm bắt chính xác được công việc bạn cần trao đổi sẽ thực hiện khi nào và đã thực hiện lần thứ mấy.
- Nêu rõ đề xuất, yêu cầu, đề nghị
Bằng cách đưa các từ khóa này vào tiêu đề, người nhận sẽ nhanh chóng nắm được mục đích của bạn khi gửi email. Ví dụ như: ～のお願い、～のご報告、～のご確認
Khi gửi email, người nhận không gặp bạn trực tiếp, không nghe thấy bạn nói nên bạn cần thể hiện sự đúng mực, lễ nghĩa qua email, tức là ngày phần đầu tiên của email.
Thông thường, phần mở đầu của email sẽ bao gồm các mục chính như sau:
- Chào hỏi (「挨拶」): Tùy theo mối quan hệ của bạn và người nhận email mà sẽ chào hỏi khác nhau, ví dụ như: お疲れ様です、お世話になっております、初めまして、お久しぶりです、。。。
- Giới thiệu bản thân (自己紹介): Kể cả trường hợp bạn đã từng trao đổi với người nhận trước đó thì cũng không được bỏ qua việc xưng tên, đây là phần bắt buộc và bao gồm 会社名 ＋ 部署名 ＋氏名
- Tóm tắt nội dung hoặc lý do gửi email (趣旨): Bạn nêu sơ lược nội dung, lý do gửi email.
Lưu ý khi viết phần 宛名 của email:
- Phần 宛名 cần được viết ở dòng đầu tiên của email.
- Trường hợp người nhận thuộc công ty khác (khách hàng, đối tác,...) thì bạn cần viết thông tin của người nhận đầy đủ theo dạng: 会社名 ＋部署名 + 氏名 +様
- Tên công ty người nhận tuyệt đối không được viết tắt dạng (株） hay (有）, hãy viết đầy đủ ◍◍株式会社 hoặc ▲▲有限会社.
- Không được dùng 御中 kiểu dạng như : ◍◍株式会社御中 ｘｘ様
Lưu ý khi viết phần chào hỏi 「挨拶」
Thường thì các câu chào hỏi trong email sẽ được quy ước sẵn và phụ thuộc vào mối quan hệ giữa người nhận và người gửi, ví dụ:
- Nếu người cùng công ty: 「お疲れ様です」
- Nếu người khác công ty: お世話になっております」
- Nếu người gửi và người nhận có mối quan hệ thân thiết: こんにちは」
- Nếu là lần đầu tiên gửi email: 「初めまし
- Nếu lâu rồi mới liên lạc: お久しぶりです」 hoặc 「ご無沙汰しております」
Lưu ý khi viết 「自己紹介」
Phần tự giới thiệu bản thân là phần tối thiểu bạn cần phải đảm bảo đạt yêu cầu khi gửi business email. Phần giới thiệu này gồm: 会社名 ＋ 部署名 ＋氏名. Đây cũng là phần giúp bạn và người gửi trở nên thân thiện hơn nếu đây là lần đầu tiên bạn gửi email cho họ.
Lưu ý khi viết, tóm tắt lý do gửi email 「趣旨」
Bạn cần tóm tắt sơ lược, ngắn gọn và đầy đủ các nội dung muốn trao đổi, lý do gửi email để người nhận nắm được nội dung chính, tránh viết lan man.
Phần nội dung chính của email cần phải đảm bảo tính DỄ NHÌN, MẠCH LẠC, vì khi đọc email trên máy tính, những đoạn quá dài đọc sẽ rất mệt và khó nhớ hết ý chính. Vì vậy, bạn cần lưu ý như sau:
- Mỗi dòng trên email không quá 20-30 từ, cần xuống dòng ở những chỗ thích hợp.
- Sau khi kết thúc từng ý, bạn cần tạo ra các khoảng trống ngắt để ngăn cách từng đoạn để người đọc dễ xem.
- 1 đoạn không nên quá 5 dòng.
- Hạn chế sử dụng quá nhiều chữ Kanji liên tiếp nhau.
Một nguyên tắc quan trọng khi viết business email là mở đầu bằng câu chào hỏi và kết thúc cũng là một câu chào hỏi và cảm ơn. Bạn hãy cảm ơn người nhận đã dành thời gian đọc mail hoặc nếu có vấn đề gì quan trọng thì cần nhấn mạnh lại, tham khảo một số mẫu câu sau:
今後ともよろしくお願いいたします。: Sau này cũng rất mong anh chị giúp đỡ
ご検討の程、よろしくお願いいたします。: Rất mong anh chị xem xét
引き続きよろしくお願いいたします。: Rất mong anh chị tiếp tục (công việc)
ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします. : Rất mong nhận được sự hợp tác từ phía anh chị.
Một phần quan trọng khác mà bạn không được bỏ qua là chữ ký. Bạn có thể ký tên bằng cách ghi tên mình hoặc cài đặt chữ ký điện tử bao gồm:
会社名: tên công ty
部署名: chức vụ
名前: Tên (nếu tên khó đọc nên có phiên âm)
郵便番号、住所、ビル・建物名: địa chỉ
電話番号: điện thoại
ファクス番号: số Fax
メールアドレス: địa chỉ email
URL（ウェブサイト名も記載）: Địa chỉ website công ty.
Trên đây là một số chia sẻ của mình về cách viết business email. Bạn có thể tham khảo để biết cách và tự tin hơn khi viết email tiếng Nhật cho cấp trên, khách hàng hoặc đối tác nhé!
Chưa có bình luận nào cả. Hãy là người đầu tiên bình luận bài viết này !
Đăng nhập tài khoản tại đây
HOẶC