Hướng dẫn cách viết đơn xin thôi việc ở Nhật Bản

Cách viết đơn xin thôi việc ở Nhật Bản như thế nào? Cùng với rất nhiều quy tắc (マナー) đặc biệt áp dụng trong đời sống cũng như trong công việc, nhiều bạn không quen sẽ cảm thấy rắc rối và hơi khó chịu. Tuy nhiên, Nhật Bản là đất nước coi trọng lễ nghĩa, nhiều văn hóa ứng xử khác biệt nên nếu bạn sinh sống và làm việc ở đây thì nên tuân thủ. Điển hình nếu bạn đang có ý định nghỉ việc, hãy ghi nhớ những lưu ý quan trọng khi viết đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Nhật sau đây.

1. Lưu ý trước khi thôi việc

Trước khi chính thức viết đơn xin thôi việc, bạn cần lưu ý xem lại nội quy của công ty thể hiện trong hợp đồng lao động đã được ký kết. Ví dụ, quy định trước khi thôi việc, các công ty thường yêu cầu  báo trước từ 14 ngày - 1 tháng, thậm chí báo trước dài hơn tùy theo đặc thù công việc. Bạn cần lưu ý để tuân thủ quy định này

Các bước xin thôi việc thông thường sẽ thực hiện theo trình tự sau đây:

- Xác định lý do và quyết định thôi việc, lên kế hoạch và thời gian thôi việc.

- Thông báo nguyện vọng thôi việc, ngày thôi việc dự kiến dưới dạng 退職願 cho cấp trên trực tiếp.

- Chờ cấp trên duyệt sau đó xác định ngày thôi việc chính thức.

- Viết và nộp đơn xin thôi việc, gửi phòng nhân sự.

- Chính thức thôi việc.

 2. 3 loại đơn xin nghỉ việc tiếng Nhật

Đơn xin nghỉ việc tiếng Nhật bao gồm có 3 loại, để tránh nhầm lẫn, bạn có thể phân biệt bằng các thông tin sau:

- 退職願 (Taishoku-negai): Đây là đơn bạn nộp cho công ty để trình bày lý do xin nghỉ việc thay cho lời nói trực tiếp. Sau đó có thể công ty sẽ muốn trao đổi để thương lượng về việc tăng lương, thưởng hoặc thăng chức,... nhằm giữ chân bạn ở lại.

- 退職届 (Taishoku-todoke) : Là loại đơn sử dụng sau khi chắc chắn bạn đã quyết định nghỉ việc, gửi tới công ty nhằm mục đích thông báo để tiến hành các thủ tục nghỉ việc.

- 辞表 (Ji-hyou): Là giấy tờ dành cho các đối tượng cán bộ viên chức, nhân viên công vụ khi muốn từ chức nghỉ việc và nộp cho công ty.

3. Chuẩn bị viết đơn xin thôi việc

Mặc dù hiện nay, nhiều công ty đã cho phép viết đơn xin thôi việc online, tuy nhiên nếu công ty bạn làm việc vẫn áp dụng đơn xin thôi việc bằng giấy thì cần chuẩn bị:

- Giấy: Thường sử dụng khổ A4 hoặc B5. Lưu ý nếu công ty bạn yêu cầu đơn viết tay thì nên lựa chọn giấy trắng để đảm bảo lịch sự.

- Phong bì: Bạn cần sử dụng phong bì trắng trơn, không có bất cứ họa tiết hay khung viền nào. Kích thước phong bì phụ thuộc kích cỡ của đơn xin thôi việc. Bên ngoài phong thư, bạn chỉ cần đề tên 退職届 hoặc 退職願 là được. Mặt sau của phong thư, bạn hãy viết các thông tin bao gồm phòng ban, bộ phận và tên đầy đủ ở góc phía dưới.

- Bút: Chọn bút mực màu đen.

- Chiều viết: Thường là viết theo chiều dọc để thể hiện đầy đủ thông tin.

4. Hướng dẫn viết đơn xin thôi việc tiếng Nhật

Thông thường, cấu trúc của một đơn xin thôi việc tiếng Nhật hoàn chỉnh sẽ bao gồm các phần như sau:

❖  Tiêu đề (冒頭行)

Tiêu đề cần được viết đầu tiên trong đơn xin thôi việc. Kích thước chữ của tiêu đề cần lớn hơn hoặc nổi bật hơn để dễ nhìn. Nếu bạn viết đơn theo chiều dọc thì tiêu đề cần viết căn phía ngoài cùng bên tay phải. Nếu bạn viết đơn theo chiều ngang thì cần để tiêu đề ở giữa.

❖  Mở đoạn (文の導入)

Phần mở đoạn của đơn xin thôi việc tiếng Nhật cần đảm bảo tính trang trọng bằng cách ở dòng dưới cùng phía bên phải, bạn hãy viết  “私儀 (Watakushigi)” hoặc “私事 (Watakushigoto)”.

❖  Lý do thôi việc (退職理由)

Bạn có thể trình bày các lý do cá nhân (ví dụ Isshin-jou no tsugou 一身上の都合 ). Trường hợp lý do không phải xuất phát từ bạn mà là do phía công ty, ví dụ do chính sách cắt giảm nhân sự thì viết là ““Cắt giảm nhân sự (Bumon-shukushou no tame 部門縮小のため” hay “Thể theo nguyện vọng từ mọi người (Taishoku-kanshou ni tomonai 退職勧奨に伴い)”.”

❖ Thời gian xin thôi việc (退職日付)

Nếu bạn đang viết đơn Taishoku-negai “退職願 thì viết ngày/tháng/năm xin thôi việc. Còn nếu bạn viết đơn Taishoku-todoke 退職届 thì viết ngày/tháng/năm mà đã thỏa thuận với cấp trên. 

Thời gian có thể viết theo lịch Dương hoặc theo Niên hiệu của Nhật, hoặc nếu công ty có quy định riêng thì cần tuân thủ.

❖ Phần kết (文末の表現)

Nếu bạn đang viết đơn Taishoku-negai “退職願 thì viết “Tôi muốn nghỉ việc (Taishoku itashitaku ~ onegai moushiagemasu 退職いたしたく〜お願い申し上げます”. Còn nếu bạn viết đơn Taishoku-todoke 退職届 thì viết “Tôi sẽ nghỉ việc (Taishoku itashimasu 退職いたします) để thể hiện nguyện vọng của mình.

❖ Ngày nộp đơn xin thôi việc (届出年月日)

Ngày nộp đơn xin thôi việc không phải khi nào cũng trùng với ngày viết đơn xin thôi việc. Vì vậy, bạn cần thể hiện rõ ràng để tránh bị nhầm lẫn nhé!

❖ Chữ ký (署名)

Tại phần chữ ký, bạn cần ghi đầy đủ tên bộ phận làm việc, họ tên mình và nhớ đóng dấu.

❖ Người nhận 

Người nhận đơn xin thôi việc của bạn là người có chức vụ cao nhất phụ trách giải quyết đơn, bạn cần ghi chếch phía bên trên so với tên mình. Bạn cần sử dụng “sama 様” hoặc “dono 殿” để xưng hô.

❖ Mẫu đơn xin thôi việc

Để biết cách viết cụ thể hơn, bạn có thể tham khảo một số mẫu đơn xin thôi việc dưới đây:

Trên đây, mình đã chia sẻ một số quy tắc viết đơn xin thôi việc, nếu bạn lưu ý thì không quá khó để thực hiện. Mong rằng bạn sẽ nắm bắt được đầy đủ các nội dung và thực hiện viết đơn nhanh chóng, dễ dàng hơn.