Để kết thúc cho series giúp bạn viết tiếng Nhật tốt hơn, mình gửi đến các bạn một vài chia sẻ nhẹ nhàng với các bước cơ bản của Business Writing Skill. Đây là kỹ năng cuối cùng sẽ giúp bạn nhận lời khen từ khách và điểm 10 từ sếp.
Đầu tiên, chúng ta hãy cùng tìm hiểu sơ lược về khái niệm viết kinh doanh (business writing) là gì. Rõ ràng, văn bản kinh doanh là "văn bản" (viết) của các tài liệu phục vụ cho "kinh doanh". Khi chúng ta nghĩ đến "tài liệu kinh doanh", chúng ta có xu hướng nghĩ đến các báo cáo và đề xuất, nhưng những điểm quan trọng trong quá trình tạo nên các tài liệu thường là email, thư từ và tài liệu trình bày.
Để viết tài liệu kinh doanh đáp ứng các yêu cầu cơ bản nhất, bạn cần đảm bảo các tiêu chí quan trọng sau:
- Không mắc lỗi về đánh máy hoặc thiếu sót
- Sử dụng dấu phẩy và dấu câu đúng cách và không viết các câu quá dài
- Sử dụng kanji đúng cách đồng thời tránh hiragana và kanji quá nhiều
- Sử dụng đúng kính ngữ, từ ngữ lịch sự, khiêm tốn theo tài liệu nội bộ và tài liệu bên ngoài.
- Tránh lạm dụng các từ viết tắt, biệt ngữ, v.v.
Tuy nhiên, với tư cách là một kỹ năng viết kinh doanh, có vẻ như phương pháp tổ chức tài liệu và phương pháp bố cục thường được trích dẫn với tần suất nhiều hơn những điều cơ bản trong những điều cơ bản trên. Dưới đây là một số bí quyết mà mình đúc kết được khi viết tài liệu kinh doanh.
Logical Writing Skill mình đã chia sẻ với các bạn về cách tìm kiếm các ý tưởng và cách nối quan hệ lại ấy, mọi người nhớ không? Tương ứng với mỗi ý tưởng chính/quan trọng sẽ là một paragraph (đoạn văn ngắn).
Viết chia ra các paragraph sẽ 5 có tác dụng như sau:
１． Có thể bỏ qua việc đọc hết nội dung, có thể đọc nhảy bậc các đoạn văn
２． Dễ dàng nắm bắt được toàn bộ hoàn cảnh, bố cục câu chuyện
３． Đánh giá lượng thông tin có bị dư thừa hay không, giúp bạn kiểm tra tính logic của toàn văn bản
４． Kiểm tra lại các ý tưởng với chủa đề một cách dễ dàng, tránh tình trạng lạc đề
５．Là tiền đề để trao đổi, thảo luận giữ người đọc và người viết khi cần thiết. Ví dụ như dòng 12 đã viết...
Và mọi người cùng đừng quên là ý chính luôn viết lên trước mỗi đoạn văn như mình đã chia sẻ trong phần Technical Writing nhé!
Câu nối sẽ giúp các đoạn văn có liên kết hơn. Từ nối thì sẽ là mấu chốt giữa các câu văn.
1. Câu nối
Khi chuyển các đoạn văn, bạn cần thêm 1 câu nối dẫn từ ý trước đến ý sau, đặc biệt là với trường hợp các ý tưởng dẫn chứng liên tiếp.
Ví dụ:
現在、○○にはXという問題が発生している。＿＿＿
Xの原因はAにある。＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
そこで、Aに対してBという策定と取った。＿＿＿
BによってCという結果が得られた。＿＿＿＿＿＿
2. Từ nối
Khi sử dụng từ nối giữa của câu sẽ giúp cho người đọc dễ theo mạch chuyện hơn rất nhiều nhưng mọi người cũng cần lưu ý 3 điều sau:
- Hiểu rõ ý nghĩa của từ nối
- Phân biệt giữa những từ để viết và những từ để nói.
- Không sử dụng từ nối liên tục, dễ làm câu văn trở nên lủng củng và dài dòng.
Bí quyết của mình là từ nối chỉ chiếm 3 chữ/từ trong đoạn văn. Nếu tính 1 câu là 50 chữ, thì cứ 3 câu sẽ có 1 từ nối.
Trước đây, mình cũng đã đọc rất nhiều bài trên mạng nói về các thể loại từ nối. Thật sự rất chi tiết luôn!
Nhưng thiếu 1 điều quan trọng là những từ nào được dùng trong văn viết, và những từ nào không được dùng trong văn viết không có nói. Sau quá trình tìm tòi, mình đính kèm với mọi người bảng từ nối có kèm chia loại mà mình làm nha.
Cũng như tiếng việt, ngữ pháp và từ ngữ dành cho văn viết cũng sẽ phải khác với văn nói, đặc biệt là trong công việc.
Từ ngữ thì mình sẽ để trong infographic những từ thông dụng. Ở đây mình sẽ không nói về 敬語 vì mình thấy hay dung trong lúc giao tiếp hơn.
Ngữ pháp thì vô vàn, nhưng mình gợi ý 5 câu trúc đơn giản nhất để các bạn dễ nhớ.
１． I-Adj.くて→く
２．V-te → V-stem
３．V-なくて／ないで → V-ず（に）
４． ~ていて → ~ており
５．~ていなくて→~ておらず
Mình đã chuẩn bị 2 infographic cho các bạn dễ tham khảo rồi ấy
Font chữ thì sẽ có 2 loại cơ bản nhất.
- Font Mincho （明朝体) sẽ danh cho ý bình thường
- Font Gothic （ゴシック体) sẽ dành cho ý bạn muốn nhấn mạnh.
Font chữ tiêu chuẩn của tiếng Nhật là 10.5 nhé mọi người. Có thể tăng lên 11, max 12 trong trường hợp cần thiết.
(Nguồn: FB Hanchan)
Chưa có bình luận nào cả. Hãy là người đầu tiên bình luận bài viết này !
Đăng nhập tài khoản tại đây
HOẶC